自分が社長・株主であれば、一人で株式会社を経営している会社「一人会社」になります。
一人会社の場合、議事録を作成することで、形式的な株主総会は省略できます。
この記事では、一人会社の議事録作成（株主総会）について解説します。
一人会社の株主総会は議事録の作成
「株式会社」であればたとえ1人の会社であっても、「定時株主総会の開催」が義務付けられています。（会社法施行規則72条）
定時株主総会とは、年に１度、決算公告を行い議事録を作成することです。
これは法律で定められているので、法律違反にならないよう必ず行いましょう。
株主総会開催方法（一人会社の場合）
株主総会とは、どのように開催するのでしょうか？
流れを見てみましょう。
- 日時と場所が記載された招集通知を株主へ出す
- 株主総会の議事録を作成する
一人会社の場合は、自分だけなので招集通知を出す必要がなく、議事録の作成だけで問題ありません。
一人会社は株主総会の省略が可能！
一人会社の株主総会は、「みなし決議・報告（書面決議・書面報告）」という制度を利用することで省略することができます。（会社法第370条）
みなし決議・報告とは、株主総会を実際に開かなくても、書面上で決議と報告があったとする制度のことを言います。
（取締役会の決議の省略）
会社法第370条
取締役会設置会社は、取締役が取締役会の決議の目的である事項について提案をした場合において、当該提案につき取締役（当該事項について議決に加わることができるものに限る。）の全員が書面又は電磁的記録により同意の意思表示をしたとき（監査役設置会社にあっては、監査役が当該提案について異議を述べたときを除く。）は、当該提案を可決する旨の取締役会の決議があったものとみなす旨を定款で定めることができる。
一人会社のみなし決議・報告の注意点
株主総会を「みなし決議・報告」にする場合、注意点があります。
作成した株主総会の議事録に「みなし決議・報告」が決定されたことを記載し、議事録は10年間保存しなくてはなりません。
保存方法は書面でもデータでもどちらでもよいのですが、いつでもプリントできる状態にしておくことをオススメします。
議事録は会社で決めたことの証（あかし）となります
また、一人会社であれば、法務局などへ提出する書類を除けば、議事録への押印は必要ありません。
【簡単】一人会社議事録の書き方（サンプルあり）
一人会社の株主総会の議事録は、以下の３つ点を記載しなくてはなりません。
- 株主総会の開催された日付と場所
- 議事の経過と要領
- 出席した役員の名前（自分の名前）
以下は一人会社の議事録のサンプルです。
第○回 定時株主総会議事録
【会議名】第○回定時株主総会
【日時】 yy年mm月dd日hh時mm分～hh時mm分
【場所】開催された場所
- 株主総数：1名
- 発行済株式の総数：◯株
- 議決権を行使することができる株主の数：1名
- 議決権を行使することができる株主の議決権の数：1個
- 出席株主数：1名
- 出席株主の議決権の数 ：1個
出席者：代表取締役社長（自分の名前）/議長兼議事録作成者
・第1号議案： 第◯期決算報告書の承認に関する件
当期（自令和yy年mm月dd日至同yy年mm月dd日）における事業状況を下記書類を提出して事業報告をした。
1 貸借対照表
2 損益計算書
・第2号議案 今後の株主総会開催についての承認に関する件
令和yy年mm月dd日以降の株主総会は原則「書面決議・書面報告」とする。
上記の決議を明確にするため、この議事録を作り、議長，出席取締役がこれに記名する。
令和yy年mm月dd日
株式会社○◯ 第○◯回定時株主総会
代表取締役社長（自分の名前）
議事録のサンプル各種ご活用ください。
- 定時株主総会議事録
- 役員報酬額の変更
- 取締役・監査役報酬決定
一人会社向けの議事録作成・管理ツール３選
議事録の作成はWordやGoogleドキュメントで作成して問題ありませんが、ツールを活用することで、作成と保管がグッとがラクになります。
ここでは、オススメの議事録作成ツールを３つ紹介します。
議事録作成・管理ツールおすすめ①Docbase
DocBaseは、分散しがちな情報を一元管理できるドキュメント共有ツールです。
権限設定に柔軟性があり、機能はシンプルで使いやすいツールです。
1つのメモを複数人で同時編集したり、リアルタイムでドキュメント作成ができます。
２段認証が備えられているので、セキュリティ面でも安心して使用できます。
料金は900円〜でストレージの容量が増えると、料金が変わります。
エンジニアに人気のあるツールです。
議事録作成・管理ツールおすすめ②Dropbox Paper
Dropbox Paperは、クリエイティブな作業に特化したドキュメントで、 Dropbox内に保存されている関連ファイルとの連携がしやすいので、動画や写真の挿入をしたい人におススメです。
記載された内容に対してコメントを付けることもできます。
デザイナーなどのクリエイティブなお仕事をされている方向けと言えます。
Dropboxのアカウントを持っていれば、無料で使用できます。
議事録作成・管理ツールおすすめ③Stock
Stockは、 議事録をノート形式で簡単に残せ、後から振り返ったり、共有したりしやすいツールです。
テンプレート機能があるので、わざわざテンプレートを探しに行く手間が省け、効率的に議事録を作成できます。
余計な機能がほぼないので、シンプルなツールを求めている方にオススメのツールです。
- ノート機能
- タスク管理機能
- メッセージ機能
ノート機能で議事録を作成できます。
作業依頼や簡単な要件などを残すこともでき、タスク管理と連動させることも可能です。
20ノートまで無料で作成でき、それ以上になると料金が発生しますがノートは無制限で使用できるようになります。
1,980円〜/月となります。
まとめ
一人会社の株主総会の議事録作成について解説をしました。
ひとり会社の株主総会は議事録を作成さえすれば「みなし決議・報告」により、省略することができます。
議事録の作成は、忘れずに行うようにしましょう。
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