オンライン秘書【利用の手引き】

オンライン秘書への仕事の振り方・コア業務との切り分け方【保存版】

価格を抑えて秘書を雇う「オンライン秘書」を取り入れる企業や個人事業主が増えてきました。

しかしせっかく契約をしても、オンライン秘書をうまく使いこなせていない人もいます。

この記事では、オンライン秘書をうまく使って上手に業務を切り出す方法を紹介します。

オンライン秘書に何を頼める?

実際にオンライン秘書にどんなことを頼めるかを再度確認してみましょう。

オンライン秘書に頼めること

オンライン秘書に頼めることは、以下の通り。

オンライン秘書に頼めること
  1. 秘書業務
  2. 総務業務
  3. 経理業務
  4. 広報業務
  5. 営業業務
  6. 人事・採用業務
  7. web・制作業務

ご覧いただいて分かる通り、会社の中のバックオフィス全般は、頼めます。

オンライン秘書会社によっては、直接オフィスへ訪問して(オフライン業務)作業してくれる会社もあります。

オンライン秘書に頼めないこと

オンライン秘書会社へ依頼できないこと(しないほうが良いこと)は以下の2点です。

  1. 経営に大きく関わる内容
  2. 契約書類作成

①に関しては、経営企画や企業が将来目指す内容など本来社内で決議する内容を示します。

特にスタートアップ企業やベンチャー企業は人手が足りいことが多く、重要事項の決定においても人手を要する場面に遭遇します。

しかしどんなに忙しい場面であっても経営に大きく関わる内容は外部に委託せず、社内で決定することをお勧めします。

仮にオンライン秘書会社が重要事項を決定し、その後トラブルに発展した場合でもオンライン秘書会社は責任は取れません。

②に関しては、最初の作成に関しては弁護士や行政書士、弁理士や税理士など専門家に委ねることをオススメします。

特に業務委託契約書、NDAなどの契約関連の書類は、専門家の見解を要します。

一度専門家に見て貰えば、その後の契約書は安心して作成できるので、最初だけは時間と予算を多めに取り、専門家の見解を入れるようにしてください。

大きなトラブルとなって後悔しないようにしましょう。

依頼時の注意点

せっかく依頼してもオンライン秘書を使いこなせなければ、もったいないですよね。

依頼したい業務の切り出しがうまくできずに、数ヶ月後には解約、と言ったパターンにならないよう、依頼しやすいように頼みたい業務内容を整理しておくことが大切です。

ここでは、損をしないための業務整理方法について、解説します。

  1. 頼みたいことをリストアップ
  2. オンライン秘書会社に頼める内容かチェック
  3. 頼める内容をルーチン業務とイレギュラー業務に分る
  4. ルーチン業務を依頼
  5. イレギュラー業務の頻度を確認後、依頼
  6. 依頼した業務の見積もり時間を確認
  7. 時間が余っていれば他に依頼できる業務があるか相談

と言った流れで進めます。

ここでスタートアップ企業の業務依頼の流れを紹介します。

コンテンツ制作会社(A社)のオンライン秘書会社の場合

A社は動画のコンテンツ制作をしており、アジア諸国へ販売を行う予定です。

「事務作業と経理関連、業務委託契約書の作成などを依頼したい」とのご依頼です。

①頼みたいことをリストアップ

依頼したい業務を細かくリストアップします。

・事務作業

業者とのやりとり(メール・チャット)、事業紹介資料のアップデート、販売先のリサーチ、スケジュール管理、

・経理作業

税理士とのやりとり、会計ソフトFreeeへの入力、支払管理表作成・入力

契約書作成

業務委託契約書の新規作成、クラウドサインへの登録作業、契約書格納場所準備、委託者とのやりとり

といった感じになります。

②オンライン秘書会社に頼める内容かチェック

上記の依頼内容を可能か不可能か仕分けます。

作業分類業務内容依頼可否
事務作業業者とのやりとり(メール)可能
業者とのやりとり(チャット)可能
事業紹介資料のアップデート可能
販売先リサーチ可能
スケジュール管理可能
経理作業税理士とのやりとり可能
会計ソフトFreeeへの入力可能
支払い管理表作成・入力可能
契約書作成業務委託契約書新規作成不可能
クラウドサインへの登録可能
契約書格納場所準備可能
委託書とのやりとり可能

契約書の新規作成だけ、不可能となります。

③ルーチン業務とイレギュラー業務に分ける

依頼できる業務をルーチン業務か、イレギュラー業務か分ます。

ほぼ毎日発生する業務をルーチン業務とし、都度発生する業務をイレギュラー業務とします。

ここを分けることで、毎月の業務対応時間の予測ができます。

作業分類業務内容依頼可否ルーチン・イレギュラー
事務作業業者とのやりとり(メール)可能ルーチン
業者とのやりとり(チャット)可能ルーチン
事業紹介資料のアップデート可能イレギュラー
販売先リサーチ可能イレギュラー
スケジュール管理可能ルーチン
経理作業税理士とのやりとり可能イレギュラー
会計ソフトFreeeへの入力可能ルーチン
支払い管理表作成・入力可能イレギュラー
契約書作成業務委託契約書新規作成不可能イレギュラー
クラウドサインへの登録可能イレギュラー
契約書格納場所準備可能イレギュラー
委託者とのやりとり可能イレギュラー

ルーチン業務を依頼

毎日発生する業務を依頼します。

ここでは業者とのやりとり(メール・チャット)、スケジュール管理、会計ソフトFreeeへの入力となります。

イレギュラー業務の頻度を確認→依頼

イレギュラー(都度依頼すること)業務をどれくらいの割合で依頼するかを確認します。

  • 事業紹介資料のアップデート 2回/月
  • 販売先リサーチ 1回/月
  • 税理士とのやりとり 3回/月
  • 支払管理表作成・入力 4回/月
  • クラウドサインへの登録 1回/月
  • 契約書格納場所準備 1度のみ
  • 委託者とのやりとり 2回/月

といった具合になります。

依頼した業務の見積もり時間を確認

続いて、それぞれの業務にかかる時間を予測します。(見積り)

作業分類業務内容依頼可否ルーチン・イレギュラー時間
事務作業業者とのやりとり(メール)可能ルーチン10分×20日分
業者とのやりとり(チャット)可能ルーチン10分×20日分
事業紹介資料のアップデート可能イレギュラー60分×2回
販売先リサーチ可能イレギュラー60分×1回
スケジュール管理可能ルーチン10分×20日分
経理作業税理士とのやりとり可能イレギュラー20分×3回
会計ソフトFreeeへの入力可能ルーチン5分×20日分
支払い管理表作成・入力可能イレギュラー10分×4回
契約書作成業務委託契約書新規作成不可能イレギュラー
クラウドサインへの登録可能イレギュラー30分×1回
契約書格納場所準備可能イレギュラー30分×1回
委託者とのやりとり可能イレギュラー30分×2回

ここまでで月当たりの計上時間は合計で31時間となります。

他に依頼できる業務があるか相談

上記の業務内容以外にも、翻訳やウェブサイトの更新など依頼したい業務が出てきそうなので、初月は35時間で契約とし、足りない部分は追加していく方向で進めていきます。

このように依頼したい業務を細分化していくと、お願いしたい業務が可視化されてきます。

業務依頼前に頼みたい業務を整理し、おおよその見積もりを出してみる

こんなクライアントは嫌われる

オンライン秘書会社で働くスタッフは、その会社の会社員である場合がほとんどです。

そのため、例え嫌だと感じるクライアントであっても断ることができません。

長期的なお付き合いになる可能性が高いので、できる限り良好な関係で業務をお願いできた方が良いですよね。

ここでは、実際に嫌われていたクライアントの特徴を紹介します。

依頼方法や態度があまりにひどい場合には、契約をお断りされることもありますので、参考にしてください。

オンライン秘書会社から嫌われるクライアント
  1. レスポンスがない人
  2. 無理なお願いをする人
  3. 機嫌によって態度が変わる人
  4. 依頼内容がはっきりしない人
  5. ミスに対して過剰に叱咤する人

嫌われる人①レスポンスがない人

業務内容を確認するための質問に対して返答がないクライアントがいます。

納品日まで余裕があれば良いのですが、納品までの期日を短く設けている場合には、質問が入る可能性があることを視野に入れておくことをオススメします。

質問に返答しなければ、納品期日までに納品されない可能性もあり、結果として自分に返ってきます。

嫌われる人②無理なお願いをする人

依頼する相手にもその日の予定があります。

いっぺんに多くの依頼をしても相手の時間に余裕がなければ、対応できない場合もあります。

余裕を持って依頼するように心がけましょう。

嫌われる人③機嫌によって態度が変わる人

余裕がないと、人に当たってしまうタイプの方、普段部下に対して厳しく接している方は要注意です。

相手を傷つけるような態度、言動は控えるのはオンライン秘書会社に対してだけではなく、人としてもモラルでもあります。

「ぜんぜんだめですね」

「そんなことも分からないんですか」

など、人を貶める言い方、傷つける言い方で接することはマナー違反です。

実際にひどい言動で、スタッフが精神的に参ってしまう、といったケースもあります。

イライラした時は一呼吸おいてから言葉を投げかけるようにしましょう。

嫌われる人④依頼内容がはっきりしない人

ご自身の中でまとまっていないことを依頼しると、相手は大概困惑します。

何を依頼したいのかが見えず、作業自体ができなくなるので、依頼するときは「何をどうして欲しいのか」を伝えるようにしましょう。

また、自分が分かっている内容でも、相手は分かっていないこともあります。

コミュニケーションを図りつつ、依頼内容ははっきり伝えるように心がけましょう。

嫌われる人⑤ミスに対して過剰に叱咤する人

急ぎの案件などの場合に依頼した内容とことなったものが納品された場合、注意することは大切なことですが、必要以上に叱咤するのは避けましょう。

相手が間違った認識で作業を進めてしまった可能性もあります。

そのため、時間のかかる納品物の場合には、途中で確認することも大切です。

通常は全体の10%ほどの作業が完了した時点で、確認の連絡が入流ことがほとんどかと思います。

間違えて納品されれば、頭にくるのは当然かと思いますが、相手も人です。

誰でも間違いやミスは起こすことを忘れずに接するようにしましょう。

【まとめ】

オンライン秘書への業務依頼方法について解説しました。

頼みたい業務をスムーズに作業してもらえるよう、業務整理と切り分けを行い、大切な時間を有効に活用していきましょう。

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物事には「向き・不向き」があります。
「向いていないこと」より「向いていること」をした方が人生幸せです。

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