オンライン秘書【利用の手引き】

【解説】オンラインアシスタントとは?メリット・デメリットと対策方法

オンラインアシスタント(秘書)を使っている人がまわりに増えてきた…
でも実際にどんなサービスが受けられるのか分からない。

そんなふうに思っている人はこの記事で不安や疑問をすべて解決してください。

  • 中小企業の経営者
  • スタートアップ企業の経営者
  • 一人で全部抱えている個人事業主
このページで分かること
  • オンラインアシスタントの使い方・料金
  • 依頼するときに必要なこと
  • 2つのデメリット
タカコ
タカコ
秘書歴14年の経験をもとに「オンライン秘書室」を運営しています

オンラインアシスタント(秘書)とは

オンラインアシスタント(オンライン秘書)は経営者や個人事業主が「考える時間」や「スキル」を事業の成長のために最大限に生かせるよう、事務関連のバックオフィス全般をお任せできるサービスです。

依頼方法はチャットでの依頼がメインとなります。

オンラインアシスタント(秘書)会社によってはメールや電話で対応してくれるところもあります。

実際にアシスタントしてくれる人は、もともと企業でお勤めをされていた方や個人で仕事をしている人が多く、インターネットを利用してオンラインで仕事をしてくれます。

オンラインアシスタント(秘書)のサービス内容

オンラインアシスタントの会社によって引き受けられる業務に多少の違いはあるものの、依頼できる内容は下記の通り。

  1. 秘書業務
  2. 翻訳業務
  3. 経理業務
  4. 人事・採用業務
  5. メディア運営業務
  6. マーケティング業務

オンラインアシスタント(秘書)のサービス内容①秘書業務

スケジュール調整・出張手配・レストランリサーチと予約・資料・議事録作成など外資・日系企業で長年秘書をしてきた人が対応しています。

一番多いのは宿泊先がホテルや会食レストランのリサーチで、日本国内だけでなく海外のリサーチ依頼が増えています。

オンラインアシスタント(秘書)のサービス内容②翻訳業務

英語でのリサーチ・英語への翻訳・日本語への翻訳(You Tube字幕など)・英文メール作成など翻訳経験者が対応します。

個人事業主として翻訳業務を請け負いながらオンライン秘書サービスの仕事も手伝っているという人が多いです。

オンラインアシスタント(秘書)のサービス内容③経理業務

見積書や契約書の作成、経理ソフト(Freeeやマネーフォワードなど)の入力作業や帳簿の記帳など経理事務の経験がある人が対応します。

使用頻度が高いソフトはFreeeです。

オンラインアシスタント(秘書)のサービス内容④人事・総務業務

雇用条件の取り決めや応募者(採用候補者)とのやりとりなどを行います。

企業の人事経験者の人もいますが個人事業主で採用業務やヘッドハンティングをしている人が在籍しています。

オンラインアシスタント(秘書)のサービス内容⑤メディア運営業務

 

サイトの更新やブログの入稿・修正・画像選定や画像入稿、インタビュー記事の作成やSNS運用(FacebookやTwitter、instagram)などを依頼できます。

サイト・ブログ・SNS運営経験者が対応します。

インタビューのテープ起こしなどの依頼もお願いできます。

オンラインアシスタント(秘書)のサービス内容⑥マーケティング業務

競合会社のリサーチやサイトのアクセス解析、レポートやデータ、アンケート集計作業などを行います。

webマーケティング業務経験者が対応しますが、オンラインで働く人が増えてきた関係でこの辺りの依頼は増えています。

オンラインアシスタント(秘書)を利用するメリットとデメリット


オンラインアシスタントを利用する場合のメリットとデメリットを解説します。

オンラインアシスタント(秘書)を利用するメリット【5つ】

  1. コストと時間の削減
  2. 事務所を準備する必要がない
  3. マニュアルの作成ができる
  4. スピードをもって仕事ができる
  5. 本業に集中できる環境が作れる

オンラインで業務を依頼するため事務所を構えていなくても依頼でき、採用コスト・雇った場合の人件費が削減できます。

人を雇った際に発生する社会保険料や交通費・備品等の費用もかかりません。

依頼するたびに依頼内容がログとして残り、最終的にマニュアルが出来上がるのも将来的に見れば大きなメリットになります。

またオンライン秘書で依頼される人は経験したことがある業務を請け負うため、教育費用がかかりません。

業務に慣れた専門の人が対応することでスピード感をもった仕事ができます。

オンラインアシスタント(秘書)を利用するデメリット【5つ】

続いてデメリットと対処方法について解説します。

  1. 通信環境を整える必要がある
  2. ツールを使いこなす必要がある
  3. オフライン業務の依頼ができない
  4. 導入前の下準備に時間がかかる
  5. 秘書のスキルチェックができない

オンラインアシスタント(秘書)デメリット①通信環境

オンラインで仕事を依頼するにはパソコンやWi-Fiなどの通信環境を整える必要があります。

今後インターネットの活用は避けて通れないものとなってきます。

苦手な人も多いと思いますが、この機会に少しずつ慣れていけるといいですね。

ちなみに筆者は現在レノボのThink Pad X1 Carbonをカスタマイズして使っており、Wi-Fiは通信無制限で工事不要のSoftbankAirを使用しています。

オンラインアシスタント(秘書)デメリット②ツール

ほとんどのオンライン秘書会社ではchatwork・Slack・LINEworks・Skypeなどのコミュニケーションツールを利用しています。

またミーティングや画面を共有したいときにはzoomやteamsなどを活用します。

慣れるまでは使いにくく感じるかもしれませんが使い慣れてしまえば、とても便利です。

「電話で伝えたい」、「チャットではなくメールで依頼したい」人はフジ子さんで対応してくれます。

オンラインアシスタント(秘書)デメリット③オフライン業務

オンラインアシスタントは基本的にオンラインで業務を行うので直接会社で行う事務処理が基本的にできません。

レシートや名刺、請求書の郵送などオフラインで行う業務を依頼したい人はCaster Bizを活用してください。

直接オフィスに来て手伝ってくれます。

オンラインアシスタント(秘書)デメリット④準備

オンライなしスタントを導入する場合、ツールの導入や課題の洗い出しなどで通常数週間から1か月ほど時間がかかります。

「できるだけ早めに依頼したい」人はGennyに依頼すれば最短1~2日でアシスタントを紹介してくれます。

オンラインアシスタント(秘書)デメリット⑤スキル

オンラインアシスタントのスタッフはベテランスタッフが揃っています。

しかし「どの程度」のスキルがあるか依頼して初めて分かるものです。

「思っていた以上だった」という場合は良いのですが「この程度か」と残念な結果になってしまう場合も考えられます。

損をしたくないという人はアイスタッフを活用すれば、返金制度があるので安心です。

また「事前に無料で試したい」人にはアイスタッフで6時間無料お試しやフジ子さんで2時間無料お試しをすることをおすすめします。

オンラインアシスタント(秘書)の料金相場

オンラインアシスタント(秘書)の料金の相場は1時間当たり2,300円~3,000円くらいで各会社によって料金設定が異なるので導入前に確認するようにしてください。

「何時間依頼するか」で料金の設定は変わってきますが、長時間依頼すると1時間当たりの単価が安くなることが一般的です。

各会社の単価の比較は「オンライン秘書のまとめ記事」で紹介します。

初めての依頼のときは何時間依頼するか見当がつかないと思います。

そんなときはオンライン秘書会社の担当者に「依頼したい内容」を伝えればおおよその依頼時間の見積もりをだしてくれます。

2カ月目以降は1か月目の依頼内容と依頼時間を比較しながら調整していきましょう。

個人事業主やひとり社長の会社の場合、10時間(平均3万円)で依頼する人が多く、繁忙期には30時間(平均9万円)で依頼するなど月によって変動がある人も多いです。

依頼した時間に満たなかった場合、翌月に繰り越しできるか事前に確認しましょう。

  • 1時間あたりの単価を確認する
  • 余った時間を翌月に繰り越せるか確認する

派遣・パート・アルバイトとの違いとは?

派遣社員やパート・アルバイトを雇った場合との違いを比較してみます。

参考までに「正社員」を雇った場合の比較も入れておきます。

オンライン秘書 派遣社員 パート・アルバイト 正社員
採用コスト ◎かからない ✖お金・時間がかかる
人件費 〇依頼した分だけ発生 △派遣会社へ支払う 〇仕事がなくても発生 ✖仕事がなくても発生
その他コスト ◎オンラインのため0 ✖社会保険・福利厚生など
スキル ◎経験者が対応 △人による
柔軟性 〇都度確認が必要 △時間の制約がある ◎人による
対応スピード ◎慣れた人が対応 〇人による
対応できる業務内容 ◎業務内容で振り分け △契約範囲内 〇部署による

派遣やパート・アルバイトを雇用した場合、仕事が発生していない時間も人件費が発生してしまいます。

オンラインアシスタント(秘書)は仕事を頼みたいときだけ頼むので人件費を大幅に削減できます。

「人を雇う」場合スキルや対応スピードにはばらつきがありますが、オンライン秘書では過去に経験のある専門分野の人が対応するため、スキル不足やスピード感の心配がありません。

業務委託との違いとは?

業務委託は限られた範囲の業務内容でしか発注できないので幅広い業務を依頼することができませんが、オンライン秘書であれば一括で依頼できます。

一例を書きます。

オンライン秘書会社へ依頼 業務委託(依頼先は異なる)
経理業務(帳簿付け) 経理会社へ依頼
英語のリサーチ業務 リサーチ会社へ依頼
自社サイトブログ入稿 web制作会社へ依頼
日本語への翻訳業務 翻訳会社へ依頼

 

オンライン秘書会社に依頼すれば、専門分野のアシスタントが対応するため1社に依頼すればことが足ります。

クラウドソーシングとの違いとは?

クラウドソーシングでもコストをかけずに業務依頼することが可能ですが、個々に契約を結んだり、契約した数だけ業務連絡が必要だったりと手間と時間がかかってしまうことがあります。

オンライン秘書であればディレクター(アシスタント総合責任者)が仕事を割り振り、業務連絡の連携が取れているため、窓口が1つで済みます。

オンライン秘書 クラウドソーシング
業委託契約書 1通 複数(依頼した人数分)
納品形態 1社から 複数社から
業務連絡 1社のみ 複数社へ
人の質 良(面談で合格してる人のみ) ばらつきがあり判断しにくい

 

オンラインアシスタントの業務依頼方法

業務を依頼する場合、ディレクターが総合窓口となりオンラインでの依頼となります。

依頼方法はチャットでの依頼がメインとなり会社によってはテレビ電話やメール対応をしている会社もあります。

下記はスラックを使ったオンライン秘書のやり取りです。

(企業情報が含まれるため内容はぼかしてあります)

依頼すると「依頼する人のオンラインアシスタント専属チーム」が出来上がります。

経理関連を頼まれれば経理担当者、翻訳関連を頼まれれば翻訳担当者が対応するといった感じです。

ちなみに私は翻訳と英語リサーチをメインで担当していました。

また会社によってオフラインで(直接会って)仕事を頼めるところもあったり、web関連に強いところもあったりするので「どこまでお願いできるか?」を確認するとよいですね。

複数のオンライン秘書会社を試してみて比較しながら自分に合う会社を見つけるとよいですね。

オンライン秘書会社を探すときは

  • 依頼したい業務を整理
  • 依頼したい内容が対応可能か確認
  • 料金やサービス内容を数社で比較

すると自分に合った会社が見つかりやすいです。

おすすめのオンラインアシスタント会社は【保存版】オンラインアシスタントサービスおすすめTOP5にまとめているので参考にしてください。

【まとめ】オンラインアシスタントとは?メリット・デメリットと料金

オンラインアシスタント会社についてまとめました。

不明点や疑問点は解決できたでしょうか?

実際にオンライン秘書をしている人の話を具体的に聞きたいなどあればお問合せからご連絡ください。