オンライン秘書【利用の手引き】

【解説】オンラインで仕事をするのに必要なもの5選【すぐ始められる】

オンラインで仕事をしていこうと思うけど絶対に必要なものって何だろう?

タカコ
タカコ
パソコンとヘッドセット、ネット環境を整えてweb会議用ツールとチャットツールを導入するだけでお仕事できますよ

新型コロナウイルスの影響もあり、オンラインで仕事をする人が増えてきました。

仕事だけでなく習い事や飲み会など、オンライン需要は高まっており、今後さらに加速すると予測されます。

この記事ではオンラインで仕事や作業をするときに必要なものを解説します。

執筆とオンライン秘書をしていて仕事はすべてオンラインで完結しています

オンラインで仕事をするのに必要なもの

オンラインで仕事をするときに必要なものは以下の通り。

1つずつ解説していきます。

オンラインで仕事をするのに必要なもの①パソコン

オンラインで仕事をするときは基本的にパソコンで作業をします。

スマートフォンやタブレットでもできる仕事はありますが資料の作成や作業などをはパソコンの方が作業がしやすいです。

チャットや通話だけならスマートフォンやタブレットでも十分ですが、web会議などで資料の画面共有をするときなどはパソコンの方がしやすいです。

パソコンのおすすめはクリエイティブな仕事が多い人はAppleのMacBook Air、オフィス系の仕事が多い人にはMicrosoftオフィスとの互換性がバツグンでとにかく軽いレノボのThinkPad X1 Carbonをおすすめします。

オンラインで仕事をするのに必要なもの②webカメラとマイクまたはヘッドセット

パソコンにカメラやマイクが付いていればそのまま使用できますが、ついていない場合にはwebカメラやヘッドセットを用意します。

とくに古い型のデスクトップパソコンには内蔵されていないものもあります。

またヘッドセットやイヤフォンを使えば相手の声がよく聞こえるだけでなく自分の声もはっきりと届きやすくなります。

私はweb会議の時はノイズキャンセリング機能がついているJabraのワイヤレスイヤフォンを使用しています。

タカコ
タカコ
もともと持っているものを活用しつつ、必要なものは揃えていくようにしましょう

オンラインで仕事をするのに必要なもの③インターネット環境

オンラインで仕事や作業をするためにはインターネットに接続することが必要です。

インターネットの接続が不安定だと相手に迷惑をかけるだけでなく、必要な情報が入手できず仕事になりません。

とくにビデオ通話をする場合には非常に多くの通信容量が必要となります。

例えばZoomの場合、ビデオ通話路使う人がほとんどだと思いますが、ビデオ通話は1時間で約600MBの容量が必要です。

タカコ
タカコ
ビデオ通話は音声通話の15倍の容量が必要です。

仮に1日8時間、ビデオ通話をつなぎっぱなしにした場合には8時間×20日間=160時間接続することになり96GB必要になります。

下記はzoomで音声通話とビデオ通話をしたときの必要容量の目安です。

時間 音声通話 ビデオ通話
1時間 40MB 600MB
10時間 400MB 6GB
20時間 800MB 12GB
160時間 6.4GB 96GB

スムーズに仕事ができるよう、通信容量を気にせずに使える環境を整えることをおすすめします。

インターネット環境を整える方法としておすすめは

  1. 光回線
  2. Wi-Fiギガ放題プラン

家庭用回線で一番のおすすめは光回線です。

私はソフトバンク光を導入しています。

直接LANで接続してもBUFFALOのWiFi無線LANルータを間に入れても安定度は抜群です。

規格が802.11acのwi-FiであればLANケーブル以上に安定しています。

しかし「通信容量制限」や「速度制限」があるプランだと遅延や接続不良などの状況が発生しやすいためオンラインで仕事をする人には向いていません。

またソフトバンクやauが提供しているスマートフォン本体の3G回線を利用する場合も制限がかかっているためオンラインでの仕事には不向きです。

タカコ
タカコ
繋ぎっぱなしでも安心して使えるように光回線の導入をおすすめします

オンラインで仕事をするのに必要なもの④web会議用ツール

オンラインで仕事をする場合、直接会うことがない代わりにweb会議で「画面越しに会う」ことが必要な時があります。

web会議をするためのおすすめのツールを使いやすかった順に4つのツールを紹介します。

  1. Zoom
  2. Meets
  3. Teams
  4. Skype
ツール名 登録 画面共有 参加可能人数 無料版制限時間 有料版価格
Zoom ホスト できる 1000 40分(3人以上) $14.99~
Meets ホスト/ゲスト できる 100 1時間 680円~
Teams ホスト できる 250 8時間 540円~
Skype ホスト/ゲスト できる 25 制限なし 220円~

オンラインweb会議ツール①Zoom

オンラインミーティングサービス会社の中で圧倒的な知名度ど人気度を誇るZoomはアメリカシリコンバレーの会社です。

Zoomはアプリをインストールしなくてもブラウザでweb会議ができます。

Zoomでweb会議を開催するにはホストはアカウント登録が必要です(ゲストは必要ないです)

オンラインweb会議ツール②Meets

GoogleはMeetsとハングアウトを提供していますが、ハングアウトは25名までなのに対し、Meetsは250名まで参加可能なので大手の企業が利用しているケースが多いです。

ブラウザにChromeを使用しているならアドオンで簡単導入できます。

オンラインweb会議ツール③Teams

TeamsはWordやExcel、Power Pointなどのアプリと連携できるため、ファイル管理がしやすく作業時間を短縮してくれます。

またマイクロソフトOfficeを使用している企業が多いため、他社とのコミュニケーションがとりやすいといった利点があります。

オンラインweb会議ツール④Skype

Skypeはマイクロソフトから提供されており、Windows10を搭載しているパソコンであれば標準装備されています。

2019年から無料版でも参加人数上限が25人から50人と倍増し、通話品質、操作性ともに高評価を得ています。

Skypeはアカウントがないとビデオ通話ができないのでアプリのインストールとともに事前にアカウント作成が必要です。

アカウント登録が必要のないweb会議ツールが登場しているのでSkypeを利用する人はすでにアカウントを持っている人が利用することが多いです。

オンラインで仕事をするのに必要なもの⑤チャットツール


オンラインで仕事をする場合、業務のやり取りはメールではなくチャットツールを使うことが多いです。

特にSlackとチャットワークをメインに使う企業や個人事業主が多いので2つのツールを比較しながら解説します。

基本的な機能はほぼ同じですがSlackにしかない機能はアプリの追加ができること、チャットワークにしかない機能はタスク管理機能です。

機能一覧 Slack ChatWork
チャットグループ作成
画像・動画送信 ○(最大1GB) ○(最大5GB)
音声・ビデオ通話
投稿の編集・削除
他アプリとの連携
タスク管理機能

オンラインで仕事をするのに必要なチャットツール①Slack

Slackのメリットとデメリットを解説します。

  • 整理・管理しやすい
  • 世界シェアナンバーワン
  • カスタマイズが豊富
  • SNSと連携しやすい
  • 絵文字でコミュニケーションを取りやすい
  • 値段がやや高め
  • チャットに慣れていない人は使いにくい

メール、ツイッター、Google、SkypeなどのSNSサービスと連携できます。

機能が多く、カスタマイズすればするほど使いやすくなるツールです。

プラン名 料金(1ユーザー) ストレージ グループ通話
フリー 無料 5GB 1:1のみ
スタンダード 850円 10GB 最大15名
プラス 1600円 20GB 最大15名
タカコ
タカコ
SlackはSNSやチャットでのやり取りに慣れている人におすすめです

Slackの使い方はslack(スラック)とは?無料でできることと使い方【初心者用】で解説しているので参考にして下さい。

オンラインで仕事をするのに必要なチャットツール②チャットワーク

チャットワークのメリットとデメリットを解説します。

  • 日本初のチャット
  • サポートが手厚い
  • チャット慣れしていなくても使いやすい
  • タスク管理がしやすい
  • タスクの振り分けがしやすい
  • 絵文字が少ない
  • 検索機能が弱め
  • 複数アカウントが作りにくい

日本で初めて作られたチャットツールです。

サポートが手厚いため、使い慣れていない人でも使いやすいです。

Slackに比べ絵文字は少なめです。

プラン名 料金(1ユーザー) ストレージ ビデオ通話
無料版 無料 5GB 1対1
パーソナル 400円 10GB 複数人
ビジネス 500円 10GB/1ユーザー 複数人
エンタープライズ 800円 10GB/1ユーザー 複数人

チャットワークの使い方についてはChatWork(チャットワーク)使い方と無料でできる事とは?で解説しています。

タカコ
タカコ
チャットワークはコストパフォーマンスが良いチャットツールです

【まとめ】オンラインで仕事をするのに必要なもの5選

最初の質問に戻ります。

オンラインで仕事をしていこうと思うけど絶対に必要なものって何だろう?

必要なものは以下の通り。

今後もオンライン需要は高まります。

少しずつ慣れていき、仕事はオンラインですべて完結できるようにしていきたいですね。

おすすめの記事
【保存版】現役秘書がおすすめするオンラインアシスタント会社TOP5