新型コロナウイルスの影響もあり、IT企業を中心にオンライン秘書の需要が高まってきました。
この記事では「どんな人がオンライに秘書に向いているか」を解説しています。
これからオンライン秘書を始めたい人は参考にしてみてください。
秘書歴15年の経験をもとにオンラインアシスタント会社を設立
オンラインアシスタントサービス各社の特徴や依頼方法などを紹介しています
未経験でもOK！オンライン秘書に向いている人とは？
オンライン秘書の仕事は未経験の人でもできる仕事ですが、向いている人と向いていない人が明確に分かれる仕事です。
オンライン秘書を始めようとしたとき、自分にできる事は何かを見極めて、足りないところを補填しつつ、得意なことを伸ばしていくといった感じですすめれば、未経験の人でも十分仕事として成り立ちます。
オンライン秘書がどんなものかを詳しく知りたい人は【オンライン秘書】とは？事務仕事は全て頼める優秀なプロ集団だったを参考にして下さい。
では、どんな人がオンライン秘書に向いているのでしょうか？
「オンライン秘書」は「秘書」とは全く異なる
「オンライン秘書」と「秘書」が行う業務は全く異なります。
秘書の仕事はオフィスで仕事をするため、通勤が必要ですがオンライン秘書は自宅でパソコンを広げればそこがオフィスになります。
秘書の仕事は忙しい上司を支えるため、臨機応変に社内や社外の調整を行ったりゲスト対応したりします。
オンライン秘書は、臨機応変に対応することは同じですが上司（クライアント）の業務を細分化して分担しながら対応していきます。
| オンライン秘書 | 秘書 | |
| 勤務場所 | 自宅 | オフィス |
| 助ける人 | クライアント | 直属の上司 |
| 雇用形態 | 業務委託 | 社員・派遣社員 |
| 業務の行い方 | 複数人で分担 | 1人がすべてを請け負う |
| やり取り | チャットかビデオ会議 | 直接会って会話で意思疎通 |
| 移動 | なし | あり |
| 会議の数 | 少ない | 多い |
| 報酬 | 良くはない | 外資はそこそこ良い・日系は企業による |
一番の違いは、「やり取り」ではないでしょうか？
オンライン秘書は、クライアントと社内のやりとりはほぼすべてチャットになります。
また通常の会社では会議が多いことが多いですが、オンライン秘書では会議はほとんどなく、あったとしても5分～15分ほどで終わります。
「秘書に向いている人」については、【保存版】秘書に向いている人【心得15選】未経験でも選ばれるを参考にしてください。
オンライン秘書に向いてる人10選
どんな人がオンライン秘書に向いているかを解説します。
- レスポンスの早い人
- タスク管理が得意な人
- 安定した収入が欲しい人
- パソコンでの作業が好きな人
- コツコツ作業が苦にならない人
- ひとりで仕事をするのが好きな人
- 相手の言いたいことをくみ取れる人
- 相手を思いやってやり取りができる人
- 自分からコミュニケーションが取れる人
- チャットでのコミュニケーションが好きな人
順番に見ていきましょう。
レスポンスの早い人
クライアントに限らず、仕事に関わる人からの連絡には早めに反応することがとても大切です。
反応がないと「ちゃんとメッセージ届いてるのかな？」と不安になってしまいます。
すぐに答えられない内容でも、「確認します」とか絵文字でリアクションするなど何かしらの反応ができる人が求められます。
いったん反応し、依頼された内容の対応はその後やれば大丈夫です。
タスク管理が得意な人
オンライン秘書の仕事は「タスク管理」が仕事だと言っても過言ではありません。
クライアントに依頼すれたことをタスク化しつつ、優先順位をつけて作業していきます。
なのでタスク管理が苦手な人にはオンライン秘書は難しいかもしれません。
といってもタスク管理のツールを使えば、漏れることなく管理することができます。
チャットツールの１つである、Chat workであれば管理できる機能がついています。
またタスク管理のツールはTrelloやBacklogなどもあるのでぜひサイトをチェックして使いやすいツールを導入してみてください。
タスク管理をしっかり行うことでクライアントからの信頼されるようになります。
安定した収入が欲しい人
オンライン秘書の仕事は業務委託で募集しているオンライン秘書サービス会社が多いですが、Caster Bizのように正社員や契約社員を募集している会社もあります。
また、フジ子さんのよう時給制の業務委託で募集している会社もあります。
決して高収入とは言えませんが、安定した収入が欲しい人にはオンライン秘書の仕事は向いていると言えます。
以下に募集しているオンライン秘書サービス会社をまとめたので参考にしてください。
| サービス会社名 | 報酬 |
|---|---|
| フジ子さん | 時給900円～ |
| Caster Biz | 時給833円～ |
| Help you | 不明 |
| スーパー秘書 | 業種によって異なる |
さらにクラウドワークスやランサーズなどのクラウドソーシングで仕事を探すことも可能です。
また、自ら営業する方法もありますが、万が一トラブルがあった時に対処しきれない場合があるため、個人での仕事の請負はおすすめしません。
個人での取引はある程度仕事に慣れて契約書の詳細を把握でき、金銭的なトラブルなどがあった場合の対処ができるようになってからで良いと言えます。
パソコンでの作業が好きな人
全ての業務がパソコンを利用した業務になるのでパソコンでの作業が好きな人にオンライン秘書は向いています。
またセキュリティ対策やインターネット接続などの作業も必要になるので、自分で調べて最後まで解決できる人には、向いています。
IT業界は日々進化しているので新しいツールを導入することもあるので、パソコンでの作業にアレルギーがある人やパソコンでの作業が嫌いな人には難しいかもしれません。
ですが、パソコンは使えば使うほど使い慣れていくので、最初は苦手でも少しずつ勉強して慣れていくことは可能です。
コツコツ作業が苦にならない人
クライアントの時間を作ることが、オンライ秘書の仕事で一番大切なことです。
クライアントが「考える時間」や「新規事業を生み出す時間」を持てるよう、オンライに秘書が雑務を引く受けます。
雑務の一例は以下の通り。
- メールチェック
- Excelでの管理表作成
- Power Pointの資料の微調整
などの比較的地味めな作業をコツコツできる人におすすめです。
ひとりで仕事をするのが好きな人
オンライン秘書の仕事をする人は在宅で仕事をする人がほとんどです。
在宅で仕事をする場合、（家族が近くにいたとしても）一人で仕事をすることになるので、もくもくと作業ができる人に向ていると言えます。
逆にお勤め先のオフィスなどで誰かと話しながら仕事をする環境が好きな人には在宅での仕事は難しいです。
相手の言いたいことをくみ取れる人
オンライン秘書のやり取りのメインはチャットになります。
そのためチャットを読んで「クライアントの言いたいことをくみ取れる人」はオンライン秘書に向いていると言えます。
経験が積まれ、クライアントとの付き合いが長くなれば、言いたいことが分かるようになってきます。
時と場合によっては、クライアントは忙しい業務の合間に主語がなく「〇〇と△△をやっておいて」と依頼されることもあるかもしれません。
やり取りの前後から判断しつつ、「このことだな」と判断し、「〇〇と△△を作業して、さらに□□をやったら喜ばれるかな」というところまで考えられれば、クライアントは喜びます。
クライアントの時間と手間をいかにかけずに業務をくみ取れるか？が重要なポイントとなります。
- 相手がして欲しいことを考える
- 自分でどこまでできるかを考つつ手を進める
- 進めた仕事を報告し、足りない箇所を確認する
このような流れですすめれば、クライアントの時間を無駄に使うことなく、業務を進めることができます。
相手の言いたいことをくみ取れれば、必然的にクライアントの負担を減らせます。
最初は難しいかもしれませんが、クライアントとのやり取りを通して仕事の進め方や特徴を掴んでいけばできるようになります。
相手を思いやってやり取りができる人
直接会って会話する場合には、表情やしぐさで雰囲気を伝えることができますが、オンライン秘書の仕事はやり取りのほとんどがチャットとなります。
そのためチャットのやり取りに温かみがなければ、「冷たい人」といった悪い印象を与えることもあります。
逆に思いやりのあるやり取りを心がければ、良い印象を与えることになります。
カチカチのビジネス文章より、少し柔らかみのある文章の方が良い印象になるんです。
イメージでいうと「同じ社内の違う部署の人と話す」感じです。
タメ口ではないけどかっちり過ぎず、敬語で話すイメージといった感じですね。
〇〇様ではなく〇〇さんと呼んだり、「お世話になっております」ではなく「お疲れさまです」といった感じです。
1つ例文を挙げてみるので文書の柔らかさを比較してみてください。
〇〇様
お世話になっております。
先日ご依頼いただいた資料作成が完了いたしましたので納品いたします。
ご査証のほどよろしくお願いいたします。
〇〇さん
お疲れ様です！
先日ご依頼のあった資料ができあがりました。
お手すきの際に確認をお願いできますか？
よろしくお願いします！
ちょっとした言い回しでやわらかい文章になりますよね。
やわらかい言い回しであれば、締切間近なタスクをクライアントに伝えるとき（尻たたき）も嫌味な言い方にならずに伝えれます。
自分からコミュニケーションが取れる人
「言われたことだけをやる」人より「こうしたらどうか？」とか「ここは〇〇した方が良いですよね？」まど積極的に自分からコミュニケーションを取れる人に向いています。
自分から確認し、業務が進んでいるかを伝えることができないと業務が滞ってしまうこともあるため、指示を待つタイプの人には向いていません。
遠慮せずに質問をできる人が向いています。
チャットでのコミュニケーションが好きな人
時折ビデオ会議をすることもありますが、コミュニケーションのほとんどがチャットを使ってのやり取りです。
会話してるのと変わらない速度でチャットで会話を進めていくので、チャットでの会話が好きな人には向いています。
ちょっとした絵文字を使えたり、やわらかい感じの言い回しができる人はチャットでのコミュニケーションは楽しいはず。
逆に何でも電話で話したい人や、直接会って話したい人にはオンライン秘書の仕事は難しいかもしれません。
とはいえ、チャットのやり取りはやっていくうちに慣れていきます。
【まとめ】オンライン秘書に向いてる人とは？
オンライン秘書に向いている人を紹介しました。
あなたはオンライン秘書に向いていましたか？
オンライン秘書見興味がある人はぜひチャレンジしてみてください。
人気のある記事【保存版】現役秘書がおすすめするオンラインアシスタント会社TOP５
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オンライン秘書を始めたい人は、始める前にぜひご覧ください。
物事には「向き・不向き」があります。
「向いていないこと」より「向いていること」をした方が人生幸せです。
自分がオンライン秘書に向いているか？を確認してみてくださいネ＾＾
