オンライン秘書【利用の手引き】

【オンライン秘書】とは?事務仕事は全て頼める優秀なプロ集団だった

新型コロナウイルスの影響もあってリモートで仕事をする企業や人が増えています。

企業によっては全てリモートワークに切り替え、高い家賃のオフィスを解約する会社もあります。

この記事ではオンラインで仕事をする人に活用してもらいたい「オンライン秘書」について解説しています。

忙しくて猫の手を借りいたい人やどんなサービスを受けられるか知りたい人はぜひ参考にしてみてください。

この記事で分かること
  • オンライン秘書の実態
  • 頼めることと頼めないこと
  • オンライン秘書はどんな人?

オフラインで15年間秘書をしてきて
2年前からリモートでオンライン秘書とライティングをしています

企業も個人も注目!オンライン秘書とは?

オンライン秘書サービス会社は直接売り上げに直結しないバックオフィス業務や日々発生する雑務を引き受けてくれる会社です。

Cster Bizフジ子さんを始めサービス提供会社は年々増え続けており、2020年10月現在、30社ほどのオンライン秘書サービス会社が存在しています。

利用する企業や個人事業主が増える理由には、オンライン秘書を導入することで本来やるべきコア業務に集中できることと、正社員の半分以下のコストで業務を依頼できる点が挙げられます。

Caster Bizの導入事例を見ても1人~10人ほどの小規模企業から100人超えの中規模企業まで広範囲規模の企業が導入していることが分かります。

オンライン秘書の仕事一挙公開!頼めない業務とは?

オンライン秘書に依頼できる業務は、秘書業務に限らず多岐にわたります。

「こんなこともお願いできるの?」という内容もあると思います。

下記に8つ、にオンライン秘書会社で引き受けてくれる業務を紹介します。

  1. 秘書業務
  2. 総務業務
  3. 経理業務
  4. 広報業務
  5. 営業業務
  6. 人事・採用業務
  7. web・制作業務

オンライン秘書に頼めること①秘書業務

依頼されるオンライン秘書業務全体の半分を占める「秘書」業務。

中でも最も多く依頼されるのは「リサーチ」と「資料作成」です。

資料はお客様向け・社内向けのプレゼン用資料の作成依頼が最も多く、power PointやExcelで作成し、PDFでの納品を希望する人がほとんどです。

調整

  • スケジュール管理
  • アポイントメント
  • タスクリマインド

リサーチと予約

  • 飲食施設・宿泊施設・会議室のピックアップと予約
  • 企業・商品・業者のリサーチと予約
  • イベント・セミナ―リサーチと予約
  • 交通手段のリサーチと予約(飛行機・タクシー・新幹線など)

会議補助

  • 議事録作成

文字起こし

  • PDF・音声データから
  • 外国語から

翻訳

  • 英語
  • 中国語
  • 韓国語
  • ドイツ語
  • フランス語 など

データ集計

  • ネットからの情報収集とデータ入力
  • 提供資料からの情報ピックアップ

資料作成

  • 会社案内・営業資料の直し
  • 資料ひな型の作成・直し

メール・フォームの問い合わせ対応

  • お中元・お歳暮の手配
  • 年賀状などのデータ作成

オンライン秘書に頼めること②総務業務

総務業務ではスプレットシートを使った資料作成とひな型(サンプル)の作成依頼が多いです。

契約書のひな型(サンプル)はお役立ち契約書類サンプル・テンプレート(ひな形)でまとめているので必要な人は参考にしてください。

  • WORD/EXCEL/Power Point
  • スプレットシート

業者への発注

  • 備品発注
  • 業者問い合わせ・依頼

登記内容変更

  • 役員人事登記変更
  • 移転登記変更

申請書類作成

  • 特許申請書類作成
  • ひな型作成

オンライン秘書に頼めること③経理代行

経理業務はFreeeやマネーフォワードなどの会計ソフトへの入力作業の依頼が多く、Misoca(ミソカ)などのソフトを活用できる請求書関連の依頼はそれほど多くありません。

伝票

  • 伝票作成
  • 伝票整理

集計

  • 受発注データや金額の集計
  • 出金/送金データの整理
  • 売上データの集計/整理

与信

  • 与信審査用データの集計

請求

  • 請求書/領収書の確認・発行
  • 入金確認

ソフト入力

  • freee(フリー)
  • マネーフォワード
  • 弥生会計

オンライン秘書に頼めること④広報業務

広報関連の業務ではセミナー準備の依頼がもっとも多いです。

2020年11月現在zoomやteamsを使った「オンライン」セミナーの開催準備依頼が増えています。

とくに参加者への「参加案内の送信」や「参加者リスト作成」を依頼する人が多いです。

  • 社内報・文面作成
  • セミナー準備
  • 企業情報資料作成
  • SNSでの発信

オンライン秘書に頼めること⑤営業業務

通常「営業部」や「マーケティング部」で行うことが多いテレアポですが、テレアポ専門会社に依頼しなくてもオンライン秘書に依頼できます。

  • テレアポ代行
  • 顧客リスト作成

オンライン秘書に頼めること⑥人事・採用業務

人事業務では採用関連の業務依頼がとても多いです。

特に時間と手間がかかる、面談日時の調整など応募者との直接のやり取りを依頼する人が多いです。

人事で使用する機会の多いソフトはSmartHRやジョブカン、jinjerなどです。

  • 勤怠管理
  • データ化
  • 健康保険
  • 社会保険
  • 雇用保険

採用

  • 採用募集文面作成
  • 面接日程調整
  • 書類回収

オンライン秘書に頼めること⑦web制作業務

web案件・制作案件の依頼をする会社や個人が右肩方上がりで伸びています。

特に店舗や販売系の事業者はオンラインでの販売を強化する傾向にあり、ECサイトの構築ブログの執筆依頼が多いです。

制作

  • サイトページ作成
  • サイトデザイン
  • コーディング

運用代行

  • 自社webサービス運用
  • サイトの更新

作業代行

  • ECサイト商品登録
  • Word Press入稿
  • クラウドソーシングディレクション

ライティング

  • 自社ブログ執筆
  • 自社メディア執筆

取材

  • ビデオ会議での取材
  • 取材内容報告

メルマガ

  • 文面作成
  • システムからの配信

求人原稿作成

画像加工

  • リサイズ
  • 色味調整
  • 歪み補正
  • 文字入れ
  • 切り抜き
  • サムネイル作成

DTP

  • チラシ
  • POP
  • 名刺
  • カタログ
  • アンケート用紙
  • パンフレット

バナー

  • デザイン
  • 反映・取り外し

その他

  • ロゴデザイン
  • メニュー表作成

オンライン秘書会社に頼めないこと

オンライン秘書で基本的に頼めない業務内容は以下の通りです。

  1. 土日や夜間の対応
  2. 個人秘書を選ぶ
  3. 会社に来て手伝ってもらう

土日の対応や夜間の対応はしておらず、個人秘書選ぶことができません。

また「オンライン」秘書なのでオフィスに訪問して仕事を手伝ってくれる「オフライン」業務は依頼できません。

しかしCaster Bizは業界内で唯一、上記3点を請け負ってくれるので、「オンライン秘書」をもっと自由に使いたい人はCaster Bizをおすすめします。

詳細は【評判】CASTERBIZキャスタービズのホスピタリティーが究極で解説してるので興味がある人は参考にしてくださいね。

オンライン秘書のメリットとデメリットとは?

オンライン秘書のメリットは本来のコア業務に集中できることです。

日々業務を行っていると突発的な雑務や業務が入ってくる時があります。

この時、コア業務を中断して突発的な雑務を行えば、コア業務を行う時間が少なくなります。

オンライン秘書を導入すれば雑務はすべてお願いでき、コア業務を中断する必要がなくなります。

経理は経理会社、web制作はwebマーケティング会社、翻訳は翻訳会社など各業種ごとにその都度、依頼をしている人も多いかと思います。

しかし、オンライン秘書に依頼すればすべての業務を1か所で引き受けてくれます。

続いてオンライン秘書のデメリットについて解説します。
デメリットは直接会話で依頼できないことです。

オフィスなどで顔を合わせて仕事をしていれば、ちょっとした作業や簡単な雑務は「これお願いね!」と口頭で伝えることができますが、オンラインではチャットを通して文字で伝える必要があります。

メリットとデメリットをもっと詳しく知りたい人は【解説】オンラインアシスタントとは?メリット・デメリットと対策方法をご覧ください。

マッチするオンライン秘書の見つけ方

オンライン秘書を探す方法は以下の4通りあります。

  1. オンラインアシスタントサービス会社に問い合わせる
  2. TwitterなどのSNSNで探す
  3. クラウドソーシングで探す
  4. 知人からの紹介

価格帯で決めるのであれば安価なのは②のSNSで探す方法と③のクラウドソーシングで探す方法、④の知人の紹介です。

交渉にもよりますが時間単価1,000~2,000円で引き受けてくれることが多いです。

①の会社を経由した場合、業界最安値のフジ子さんでも時間単価2,400円~となりますが、業務委託契約書や個人情報の保護、セキュリティ面で安心感が違います。

見つけ方①オンラインアシスタントサービス会社に問い合わせる

オンライン秘書を探すとき、一番確実で間違いがない方法はオンラインアシスタントサービス会社に問い合わせをすることです。

現在日本には約30社ほどのオンラインアシスタントサービス会社が存在しています。

【秘書】オンラインアシスタントサービス会社22社の違いを徹底比較では、22社を紹介しています。

その中から合いそうなところをピックアップし、依頼したい業務内容について相談してみてください。

オンラインアシスタントサービス会社によっては無料お試し期間がある会社もあるので無料期間を利用するのも1つの手です。

見つけ方②TwitterなどのSNSで探す

個人でオンライン秘書をやっている人が増えているので、Twitterで募集をかければ。オンライン秘書の仕事を探している人が「やります!」と名乗り出てくれる可能性が高いです。

「オンライン秘書募集中」とか「アシスタント募集してます」などTwitterで募集をかけてみましょう。

この場合、時間単価は要交渉となります。

見つけ方③クラウドソーシングで探す

クラウドソーシングで探す場合はランサーズクラウドワークスなどで秘書の募集をし、書類選考後に面接で決定します。

ランサーズで募集する場合は「コンサル・専門職・事務」→「セールス・ビジネスサポート」→「秘書・アシスタント」のカテゴリーで募集します。

クラウドワークスで募集する場合はカテゴリーは「サイト運営・ビジネス」→「ビジネスサポート」→「秘書業務」で募集をしてください。

良い人材を探したい場合は時間単価を少し高めに設定することとどんな人材を探しているかを明確に書くことが重要です。

新型コロナウイルスの影響もあり、オンライン秘書の案件を探している人は大変多いので書類審査で見極める力も必要になります。

見つけ方④知人からの紹介

一番確実な方法が知人からの紹介もしくは自分で探す方法です。

他の人のオンライン秘書をやっている人に「秘書になってほしいな」と思う人がいたらこちらから声をかけることもできます。

オンライン秘書はよほど忙しい人の秘書ではない限り、専属で1:1でやることはほぼありません。

必要な時だけ必要なだけアシスタントする業務なので複数人をアシスタントしている人がほとんどです。

オンライン秘書の「中の人」が優秀な理由

オンライン秘書で仕事をする人たちは、お子さんが小さかったり、地方に引っ越したりなどの理由でお勤めが難しくなった人たちが自宅で仕事をしています。

もともと秘書や経理など得意な分野でお勤めをしてた人たちなのが「オフライン」から「オンライン」に変わっただけなのでそれぞれの道のプロフェッショナルの集まりがオンライン秘書サービス会社なのです。

例えば経費精算を依頼すれば「経理のプロ」が、リサーチ業務を依頼すれば「秘書のプロ」が、ライティングを依頼すれば「ライティングのプロ」が対応します。

タカコ
タカコ
オフィスにあるバックオフィス業務の各専門部門がオンライン秘書の中に存在している感じです

オンライン秘書とは?【まとめ】

オンライン秘書を活用すれば、雑務や突発的な業務に対応する手間が省け、コアな業務に集中できます。
生産性を上げたい人や本来やるべき業務に集中したい人はオンライン秘書を活用してみていかがでしょうか?

おすすめの記事:
【保存版】現役秘書がおすすめするオンラインアシスタント会社TOP5

【解説】オンラインで仕事をするのに必要なもの5選【すぐ始められる】